Geschäftsunterlagen müssen sowohl nach dem Steuerrecht als auch nach dem Handelsrecht aufbewahrt werden. Wie lange Sie Ihre Unterlagen aufbewahren müssen, hängt davon ab, um welche Unterlagen es sich handelt. Während etwa Buchungsbelege und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, gilt dies für empfangene Handelsbriefe und Duplikate von versendeten Geschäftsbriefen nur für sechs Jahre. Von welchen Vorschriften Sie betroffen sind, welche Unterlagen genau Sie aufbewahren müssen und worauf Sie dabei achten sollten, erfahren Sie in diesem Merkblatt. Sollten Sie nach Handels- oder Steuerrecht dazu verpflichtet sein, Bücher zu führen, oder führen Sie freiwillig Bücher, müssen Sie sich an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) halten. Diese erfordern unter anderem die Erfüllung der folgenden Punkte.
- Die Buchführung muss es einem sachverständigen Dritten erlauben, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen zu können.
- Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
- Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist geordnet aufbewahrt werden.
- Bei Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Doch nicht nur buchführungspflichtige Unternehmer sind zur Aufbewahrung verpflichtet. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten auch für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.
